LA SOCIOLOGÍA DIGITAL Y LA COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

(PRIMERA PARTE)

marzo, 2021

La importancia de la comunicación en la organización

8.1. LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN Y EL CONOCIMIENTO

Según el foro de la sociedad de la información en 1996, la sociedad de la información debe convertirse en la sociedad del aprendizaje permanente, lo que significa que las fuentes de educación y la formación deben extenderse fuera de las instituciones educativas tradicionales hacia el hogar, la comunidad, las empresas y las colectividades sociales. Las profesiones de la enseñanza necesitan ayuda para adaptarse a la nueva situación y aprovechar plenamente estas nuevas posibilidades.

Los ciudadanos de la sociedad de la información, demandan instituciones educativas flexibles y sistemas formativos innovadores y de calidad, para poder ejercer eficazmente como miembros de un colectivo en el que el conocimiento y la preparación son la base esencial para afrontar los constantes procesos de cambio a los que están sometidos. Aprender en esta era implica dotar a las personas de nuevas habilidades que las capaciten para poder vivir un constante aprender, desaprender y reaprender.

La diferencia radica en que la sociedad de la información considera a los seres humanos como sujetos receptores, y por esto en buena parte agentes pasivos del sistema comunicativo imperante. El ser humano de la sociedad del conocimiento tiene que ser muy diferente: tiene que ser capaz de diferenciar entre información y comunicación, impulsar su espíritu crítico y sobre todo desarrollar capacidad de discernimiento para poder estar en condiciones de escoger. Saber elegir es, sin duda, lo que define a la sociedad del conocimiento.

La información es un producto del trabajo intelectual que procede del procesamiento, interpretación y organización de los datos, producidos a su vez por la investigación; esto es, por el conocimiento que se genera. Por ello es que la información adquiere valor de uso, pues es uno de los objetos que contienen y permiten la transmisión del conocimiento en presencia de un sujeto: el usuario.

En la sociedad de la información ese valor se ha traducido en poder, pues al reforzarse la relación del ser humano con el conocimiento, ese objeto, que es su soporte tangible, se toma valioso como mercancía al ocupar el lugar que anteriormente ocupó la máquina y aún más atrás, la naturaleza. El sector información es el medio a través del cual una sociedad se expresa cultural, educativa y científicamente.

Para transformarse en conocimiento, la información debe ser evaluada como verdadera o falsa, pertinente o irrelevante, práctica o impráctica, interesante o tediosa. Se puede decir que la construcción del conocimiento es en realidad un proceso de elaboración, en el sentido de que se selecciona, organiza y transforma la información que se recibe de muy diversas fuentes, estableciendo relaciones entre dicha información y las ideas o conocimientos previos.

8.1.2. LA CIBERNÉTICA EN LA COMUNICACIÓN.

Este término no es más que una expresión del entorno actual en que vivimos. Una sociedad interconectada por las innovaciones tecnológicas que permiten que la información fluya de manera instantánea desde y en cualquier parte del mundo.

Este ambiente surgió gracias a las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) que facilitan la producción y distribución de la información, así como la conexión entre personas que están a miles de kilómetros de distancia, impulsando la globalización.

Por eso, como ya mencionamos antes, la Sociedad de la Información ha desencadenado una revolución en la forma como accedemos a la información y como interactuamos entre nosotros.

8.1.2.1. Comunicación y cultura digital

Atrás quedaron las épocas en las que, por ejemplo, para resolver una inquietud debíamos leer libros enteros hasta dar con la respuesta, pues Google ha facilitado el acceso al conocimiento con información de calidad indexada con técnicas como el SEO.

De igual manera, las redes sociales como Facebook o Twitter nos mantienen actualizados, ya que brindan inmediatez en la circulación de noticias o eventos que están ocurriendo en este preciso momento a diferencia de otros medios tradicionales como la prensa.

Gracias a Internet, la información ha impregnado todas las esferas de nuestra vida, desde el ocio hasta el estudio y el trabajo, modificando la manera en cómo hacíamos las actividades cotidianas.

Hoy podemos comunicarnos a distancia instantáneamente, estudiar en cualquier momento y lugar, aprender una nueva habilidad mientras esperamos en el tráfico gracias a YouTube o incluso trabajar en casa o desde cualquier parte del mundo.

8.1.2.2. Tecnologías digitales en la sociedad

La tecnología digital en nuestra sociedad moderna tiene sus orígenes desde los años 60, en esos años distintos autores, entre los que destacan Fritz Machlup y Yoneji Masuda, se dieron cuenta del impacto que la información estaba teniendo en su sociedad y cómo se iría intensificando en el futuro. A partir de ahí se hablaba de la Sociedad de la Información.

Más adelante en la década del 80, en medio del nacimiento del Internet, el uso de la información y la tecnología estaba optimizando los procesos industriales, por lo que el estudio de la Sociedad de la Información se fue tomando con más seriedad.

Ya en los años 90 con la expansión del Internet y la creación de la World Wide Web, aterrizamos en una sociedad post-industrial basada en los desarrollos tecnológicos que facilitan la difusión de la información y el conocimiento.

En la actualidad, tal es la facilidad de encontrar información en la web que se está comenzando a hablar de la Sociedad del Conocimiento, un concepto que refiere a una sociedad altamente educada que impulsará la innovación y el desarrollo económico.

8.1.2.3. Redes sociales

Por definición, una red social es una estructura social de la que forman parte varias personas u organizaciones. Por ejemplo, podría ser un grupo de amigos o una familia, porque son personas que comparten vínculos y que se comunican entre ellas. Es un concepto que se utiliza en sociología, la ciencia que se encarga de estudiar la sociedad humana.

Redes sociales en la sociedad actual

Pero desde la popularización de internet, cuando hablamos de una red social normalmente nos referimos a plataformas virtuales que permiten que los usuarios interactúen los unos con los otros. Las personas, empresas y organizaciones las utilizan para relacionarse entre ellos. Para hacerlo, deben crearse un perfil y pueden utilizarlo para compartir texto, imágenes y vídeos.

En su mayoría, los usuarios utilizan las redes sociales para mantener el contacto con amigos y familiares, pero hay quienes han visto en estas plataformas una vía para organizar protestas y movimientos sociales y políticos. Por ejemplo, la Primavera Árabe (2010), el 15M (2011) en España o el Occupy Wall Street (2011) en los Estados Unidos.

8.2. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

Aunque pudiera parecer extraño, la definición de la comunicación organizacional sigue siendo un tema de controversia, pese a que este campo conceptual y práctico, aunque es todavía joven, ya no es nuevo. La comunicación organizacional se entiende de tres maneras distintas. Vamos a revisarlas a continuación: En primer lugar, la comunicación es un fenómeno que se da naturalmente en toda organización, cualquiera que sea su tipo o su tamaño. Esta verdad es bien sabida y tiene su fundamento en otra igualmente obvia: la comunicación_ es el proceso social más importante. Sin ella, el hombre se encontraría aún en el primer escañó de su desarrollo y no existirían sociedad ni cultura. Probablemente la mera sobrevivencia de la especie no hubiera sido posible sin la aparición del lenguaje (verbal y no verbal, hablado y escrito). Para el filósofo Ernst Cassirer, lo que distingue al hombre de los otros animales no es tanto la razón, sino la capacidad de simbolizar, es decir, de representar de diversas maneras sus ideas y emociones para que sus congéneres las conozcan y, a su vez, puedan expresar las suyas. Entonces, si la comunicación es consustancial a cualquier forma de relación humana, también lo es a la organización. No es posible imaginar una organización sin comunicación.

Bajo esta perspectiva, la comunicación organizacional es el conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización, y entre ésta y los diferentes públicos que tiene en su entorno.

Estos mensajes circulan en varios niveles y de diversas maneras. Pueden trasmitirse, por ejemplo, a través de canales interpersonales o de medios de comunicación más o menos sofisticados; pueden ser verbales o no verbales, utilizar la estructura formal de la organización o las redes informales, viajar horizontal o verticalmente en la pirámide jerárquica, darse dentro de la organización o rebasar sus fronteras. Todas estas variables forman un fenómeno rico y complejo, que en su conjunto se denomina comunicación organizacional.

Una segunda acepción presenta a la comunicación organizacional como una disciplina cuyo objeto de estudio es, precisamente, la forma en que se da el fenómeno de la comunicación dentro de las organizaciones, y entre éstas y su medio.

En la segunda mitad de la década de los cuarenta, y específicamente en Estados Unidos de América, el estudio de la comunicación en las organizaciones empezó a llamar la atención de un número creciente de investigadores. A partir de entonces se despertó un fuerte interés en el tema, lo que redundó en la aparición de una extensa bibliografía y en la proliferación de investigaciones de campo, cuyo objetivo es analizar el impacto que ejercen diversas variables organizacionales sobre la comunicación y viceversa.

Por último, la comunicación organizacional se entiende también como un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flújo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, o entre la organización y su medio; o bien, a influir en las opiniones, actitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que esta última cumpla mejor y más rápidamente sus objetivos. Estas técnicas y actividades deben partir idealmente de la investigación, ya que a través de ella se conocerán los problemas, necesidades y áreas de oportunidad en materia de comunicación. Así, el resultado provechoso de los programas que se implanten será más probable.

Desde este tercer enfoque, la comunicación organizacional puede dividirse en comunicación interna y comunicación externa.

- Comunicación interna es el conjunto de actividades efectuadas por cualquier organización para la creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a través del uso de diferentes medios de comunicación que los mantengan informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos organizacionales.

- Comunicación externa es el conjunto de mensajes emitidos por cualquier organización hacia sus diferentes públicos externos (accionistas, proveedores, clientes, distribuidores, autoridades gubernamentales, medios de comunicación, etc.), encaminados a mantener o mejorar sus relaciones con ellos, a proyectar una imagen favorable o a promover sus productos o servicios.

Por tanto:

La comunicación organizacional ocurre en un sistema complejo y abierto que es influenciado e influencia el medio ambiente.

La comunicación organizacional implica mensajes, su flujo, su propósito, su dirección y el medio empleado.

La comunicación organizacional, implica personas, sus actitudes, sus sentimientos, sus relaciones y habilidades.

La comunicación organizacional es el flujo de mensajes dentro de una red de relaciones interdependientes.

8.3. FLUJOS DE LA COMUNICACIÓN

Los flujos de la comunicación en una organización se producen a través de redes:

- Redes Formales: siguen el camino trazado por la relación de los roles definidos en el organigrama.

- Redes Informales: surgen al interior de la organización, sin planificación y al margen de los conductos oficiales

Diagrama de flujo en un organigrama con redes formales e informales

Red de comunicación formal e informal en la empresa

8.3.1. Comunicación Descendente

- Es la dimensión de canales formales más frecuentemente estudiada.

- La autoridad, la tradición y el prestigio, son evidenciados en las comunicaciones descendentes

- Incluye los mensajes que van desde el nivel jerárquico superior hacia los empleados de los niveles subordinados.

8.3.1.1.Tipos de comunicaciones descendentes

- Instrucciones laborales (tarea específica)

- Exposición razonada de los trabajos (relación con otras tareas de la organización)

- Procedimientos y prácticas (políticas, reglas, regulaciones, beneficios etc.)

- Feedback (elogio del trabajo individual)

- Adoctrinamiento de objetivos (motivar con la “misión y visión, relacionándola con objetivos).

a) Problemas del flujo comunicacional descendente

Confianza en métodos de difusión que dependen de soporte tecnológico en reemplazo de contactos personales

Sobrecarga de Mensajes. Empleados agobiados terminan desechando la información

Oportunidad de la Información. Sopesar las consecuencias de entregar una determinada información en un momento dado (problemas personales o al interior de los equipos).

Filtración. Exceso de eslabones de la red y desconfianza entre supervisores y empleados, tienden a obstaculizar o mal interpretar la comunicación.

8.3.1.2. Comunicación Ascendente

- Fluye desde los subordinados hacia la jefatura (preguntas, sugerencias, plantear problemas)

- Su buen funcionamiento hace que los empleados perciban un real interés de los superiores hacia ellos, disminuyendo las presiones de trabajo y la tensión en las relaciones interpersonales (buzón de sugerencias, charlas o reuniones de carácter informal y política de puertas abiertas)

8.3.1.3. Comunicación Horizontal

- Intercambio lateral de mensajes

- Se da entre personas que se encuentran a un nivel semejante dentro de la organización.

- Mensajes dicen relación con la tarea o con factores humanos (coordinación, participación en la información, solución de problemas o arreglo de conflictos).